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Geschäftsführer Oliver Baumann
Geschäftsführer Oliver Baumann

Effiziente ERP-Software für Service und Außendienst ermöglicht rasche Abwicklung und Verrechnung

Reklamationen, Service- und Montageaufträge, Ersatzteilbeschaffung, weltweite Technikereinsätze, Garantieverwaltung und Wartungsverträge: die Warenwirtschaftsmodule von BAUMANN Computer garantieren einen perfekten Aftersales-Service.

Unternehmen, die für Ihre Produkte umfangreiche Servicedienstleistungen erbringen müssen, sind in hohem Maße auf rasche, effiziente und problemlose Abwicklung der Reklamationen und der Service- und Montageaufträge angewiesen. Für einen erfolgreichen Aftersales-Service sind neben der reibungslosen Annahme und Organisation von Serviceaufträgen auch die Verwaltung von Garantie- und Wartungsverträgen, Ersatzteilbeschaffung und Koordination der Technikereinsätze unabdingbar.

Weltweite Technikereinsätze bei HEKUMA GmbH

Die optimale Unterstützung bei den täglichen betriebswirtschaftlichen Herausforderungen Ihrer eigenen Kunden hat sich die Softwareschmiede BAUMANN Computer aus Aalen seit langem auf die Fahnen geschrieben. Genau dies ist auch der Grund, weshalb die bestehende ERP-Software „WWSBAU Warenwirtschaft für Industrie und Handel“ in regelmäßigen Abständen um weitere Module ergänzt wird, die immer weit über das normale „Muss“ hinausgehen. Die Programmierung von Extras und Annehmlichkeiten, die das Arbeiten der Sachbearbeiter entschieden erleichtern und letztlich den Unternehmenserfolg steigern, ist für die hochmotivierten Mitarbeiter von Baumann Computer geradezu Gesetz! Die BAUMANN-Programmierer wissen meist ganz genau, was die Kunden der verschiedenen Branchen benötigen. Der Grund hierfür liegt in der Tatsache, dass die Soll-Vorgaben sehr oft mit einem Kunden gemeinsam entwickelt werden, sodass die Praxisnähe garantiert ist.

Im Falle des WWSBAU-Moduls für Service und Außendienst war es die Firma HEKUMA GmbH aus Eching bei München, die maßgeblich Einfluss auf die praxisorientierte Programmierung hatte. HEKUMA, eine Gesellschaft der elexis Unternehmensgruppe, ist weltmarktführender Hersteller von Automationsanlagen für Spritzgießmaschinen. Weltweite umfangreiche Technikereinsätze sind in dieser Branche ein ganz wichtiges Thema, sodass entsprechend viel Know-How in die Programme geflossen ist. „Kundenzufriedenheit hängt in starkem Maße von einem engagierten Aftersales-Service ab,“ konstatiert Helmut Schmid, Service-Leiter der Hekuma GmbH. „Gemeinsam mit BAUMANN Computer haben wir deshalb die Organisation unserer Service- und Außendienstabteilung optimiert. Wichtig waren uns die grafisch optimierte Einsatzplanung und die Auftragsverfolgung über den gesamten Serviceeinsatz bei einfacher Bedienbarkeit. Auf flexible Einsatzauswertungen haben wir besonderen Wert gelegt,“ so Schmid weiter.

Serviceaufträge

Das Kernstück des Servicemoduls bildet die Annahme und Verwaltung von Reklamationen und sonstigen Serviceaufträgen. Bei der Anlage eines neuen Serviceauftrags holt der Sachbearbeiter zunächst die Stammdaten des Kunden und des betreffenden Artikels aus dem bestehenden Warenwirtschaftssystem WWSBAU. Weiterhin ist es möglich, zu jedem Serviceauftrag externe Dokumente zu hinterlegen. Hierbei kann es sich um beliebige Daten wie beispielsweise Texte, Faxe oder Bilder handeln. Auch Adressen, Wegbeschreibungen und Anfahrtsskizzen können definiert werden.
Der Sachbearbeiter gibt die Problem- bzw. Fehlerbeschreibung ein, die der Kunde ihm mitteilt. Der Status und die Zuständigkeit des Serviceauftrages ist jederzeit erkennbar. Die eingetragenen Daten sind auch im Reparaturmodul sichtbar. Das Service-Personal gibt an, welches die nächste zu erfolgende Maßnahme ist, beispielsweise auch, ob ein Ersatzteil notwendig ist. Auch hier ist immer ersichtlich, wann und von wem die letzte Änderung durchgeführt wurde. Bei „Problembehebung“ wird die Fehlerursache schließlich konkretisiert, wobei der Sachbearbeiter aus der Fehlerdatenbank unter allen möglichen bereits im Vorfeld vordefinierten Fehlerangaben auswählen kann. Selbstverständlich können auch freie Notizen gemacht werden. Die Historie zu den bereits erfolgten telefonischen, Online- oder sonstigen Beratungen kann ebenfalls hinterlegt werden.

Weiterhin werden Informationen über eventuell abgeschlossene Garantie- oder Wartungsverträge angezeigt. Auftragsübersichten können nach Kunden, Artikeln, Seriennummern, Zeiträumen, Fehlernummern, offenen Aufträgen oder dem Status gefiltert werden. Sie enthalten Informationen darüber, ob und welche Art von Wartungsvertrag ein Kunde abgeschlossen hat bzw. ob noch Garantie auf die Anlage besteht. Im sogenannten Service-Center werden alle zur Bearbeitung freigegebenen Serviceaufträge sowie die Anlagendaten und die relevanten Fehlermeldungen angezeigt. Auch hier kann noch festgelegt werden, welches die nächste zu erfolgende Maßnahme ist.

Ersatzteilbeschaffung

In der „Ersatzteilbeschaffung“ werden alle Aufträge aufgelistet, die ein Ersatzteil erfordern. Es findet die Entscheidung statt, ob das Ersatzteil an den Kunden gesendet werden muss oder ob der Techniker es mitnehmen wird. Wenn kein Fertigungsauftrag für das Ersatzteil vorhanden ist, nimmt das Service-Personal die Zusammenstellung der Teileliste selbst vor. Ist ein Fertigungsauftrag vorhanden, findet eine Auswahl der notwendigen Ersatzteile aus der Stückliste statt. Die Verbindung zur Lagerverwaltung ermöglicht die Information, ob die Teile im Lager vorhanden sind und ob sie bereits anderweitig reserviert sind. Falls erforderlich, kann hier gleich in WWSBAU die Erstellung eines entsprechenden Angebots oder einer Auftragsbestätigung für den Kunden angestoßen werden.

Technikereinsätze

Die Technikerverwaltung liefert in Form einer Tages-, Wochen-, Monats- oder Jahresübersicht die Information, wann welche Mitarbeiter verfügbar sind. Das Service-Personal legt die Service- oder Montageeinsätze für die Techniker fest. Ein Techniker wird im System nach Nummer, Name oder Abteilung gesucht. Aus allen offenen Serviceaufträgen wird ihm unter Beachtung seines Urlaubs und der bereits feststehenden Planung ein Projekt zugeordnet. Montageeinsätze können unabhängig von Serviceaufträgen eingegeben werden. Die Einsatzübersicht erlaubt eine Filterung nach Technikernummer, Datum, offenen oder erledigten Einsätzen. Auf Wunsch können Service- und Montageeinsätze getrennt aufgelistet werden. Aus der Übersicht heraus kann direkt ein Angebot oder eine Auftragsbestätigung für den Kunden erstellt werden.

Absolute Flexibilität

Oliver Baumann, Geschäftsführer und WWS-Projektleiter bei BAUMANN Computer, hat strikt darauf geachtet, dass das Servicemodul ebenso wie das gesamte WWS-System durch flexible Anpassung an die jeweiligen Gegebenheiten in allen Branchen eingesetzt werden kann. „Besonders Unternehmen, die serviceintensive Anlagen herstellen, profitieren von unserem Servicemodul,“ stellt Baumann fest. „Mit geringem Aufwand kann unser flexibles System problemlos den Kundenanforderungen angepasst werden,“ garantiert Baumann. Möglich wird dies dadurch, dass alle notwendigen Einstellungen einmalig außerhalb dieser Teilmodule gemacht und dann nur noch bei Bedarf geändert werden. Der Benutzer legt fest, ob eine ACCESS- oder SQL-Datenbank verwendet werden soll. Er wählt die in der Technikerverwaltung zu berücksichtigenden Abteilungen aus, hinterlegt eine Liste aller möglichen Fehlerbeschreibungen, die Zeiten der Betriebsferien und die Auswahlpunkte für die „Problembehebung“. Es werden Angebotstexte für die Ersatzteilbeschaffung und für die Serviceaufträge, gegebenenfalls in drei Sprachen, eingegeben. Es wird festgelegt, welche Anlagen-Zusatzinformationen beim Anlegen eines Serviceauftrags relevant sind. Ein leistungsstarker Listgenerator erzeugt alle gewünschten Drucklisten aus der Datenbank, wobei ein Layout-Assistent zur Verfügung steht, der beim Anlegen der Listen und beim Festlegen der Layouts hilfreiche Dienste leistet.

Garantie- und Wartungsverträge

Optional können die Module „Garantien“ und „Wartungsverträge“, die übrigens auch WWSBAU-unabhängig einsetzbar sind, zum Servicemodul hinzugeschaltet werden. Ebenso verhält es sich mit dem Modul Reparaturen, das gleichfalls ohne WWSBAU genutzt werden kann. Das Modul für Service und Außendienst ist nur in Verbindung mit „WWSBAU Warenwirtschaft für Handel und Industrie“ einsetzbar. WWSBAU beinhaltet neben den Standardfunktionen des Einkaufs, Verkaufs und der Lagerverwaltung eine mächtige Produktionsplanung mit einem ausgeklügelten Leitstand für Fertigungsbetriebe.

Kundenbindung

Sinn und Zweck einer gut funktionierenden Serviceabteilung ist es, Kunden langfristig zu binden, denn was nützen die besten Anlagen, wenn Wartung und Service nicht funktionieren. „Jedem Unternehmen sollte ein erstklassiger Kundenservice schon im Hinblick auf zusätzliche Umsätze und damit auf die Erhöhung der Profitabilität wichtig sein“, so Oliver Baumann. Der Wirtschaftsinformatiker hat mit seinem Unternehmen immer die Nase vorn, wenn es darum geht, einen exzellenten Funktionsumfang mit Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität unter einen Hut zu bringen. Diesem Credo folgen auch die weiteren ERP-Bausteine, für die der zweite Geschäftsführer, Gordon Baumann, verantwortlich zeichnet.

ERP-Bausteine

Jedes Unternehmen kann sich seine Software ganz nach den eigenen Belangen zusammenstellen. Mit den Bausteinen Finanzbuchhaltung, Anlagenrechnung und flexible Plankostenrechnung mit variablem Berichtswesen sind schnelle und vor allem kostengünstige Lösungen garantiert. Aufgrund dieser Softwarestruktur ist die BAUMANN Software für Betriebe aller Größen aus Industrie und Handel gleichermaßen geeignet. Auch dem Wunsch junger Unternehmen und Existenzgründer nach einer kostengünstigen Version wurde entsprochen.