Sind Sie datensicher? Vernachlässigung kann teuer werden!

BAUMANN Computer erinnert an Datensicherungsmanagement: Datenverluste gefährden Existenz

Ein Großteil der Datenbestände liegt ausschließlich in elektronischer Form auf entsprechenden Sicherungsmedien vor. Damit sind die digitalisierten Datenbestände von existenzieller Bedeutung für die Anwender.

In der Regel werden sehr wohl Datensicherungen in relativ regelmäßigen Abständen durchgeführt. Jedoch sind diese Abstände bei den meisten kleinen und mittleren Firmen zu groß. Außerdem funktionieren zwar die regelmäßigen Datensicherungen der verschiedenen Server einigermaßen, jedoch liegt die Verantwortung für das Backup von Laptops meist bei den betreffenden Mitarbeitern selbst.

Leider genügen gerade kleinere und mittlere Firmen den Anforderungen der Datensicherheit oftmals nicht. Gründe hierfür können der fehlende Datenadministrator, fehlendes Know-how und fehlende Zeit sein.

Falsche Datensicherung gefährdet die Existenz - Bedrohungsszenarien:

• Organisatorisches, technisches oder menschliches Versagen
• Diebstahl, Vandalismus, Datenmanipulation, versehentliche Zerstörung
• Höhere Gewalt
  
  

Mögliche Folgen unzureichender Datensicherung für die Unternehmen sind:

• Vernachlässigung der gesetzlichen Auflagen treten spätestens bei der regelmäßig vom Finanzamt durchgeführten Steuerprüfung zutage.
• Das Fehlen von großen Datenmengen bei vollständiger Zerstörung, Diebstahl oder böswilliger Manipulation der Daten kann Existenz bedrohend für das Unternehmen sein.
• Im harmlosesten Fall bedeutet Datenverlust Kosten durch Mehrarbeit und Ãœberstunden der Mitarbeiter, die die Daten wieder herstellen müssen.
  
  

Fazit ist, dass der Organisation der Datensicherungen neben anderen Vorkehrungen wie Diebstahlschutz der Räumlichkeiten, Schulungen, Passwort- und Zugangskontrollen und Installation von Virenscannern, eine besonders wichtige Funktion zukommt. Auch und gerade in kleinen und mittleren Unternehmen muss der IT-Beauftragte die Bestandteile der IT-Infrastruktur sehr sorgfältig abwägen und festlegen.

Neben der Durchführung regelmäßiger Datensicherungen muss auch an die geeignete Aufbewahrung der Sicherungsmedien und an die sporadische Überprüfung auf Wiederherstellbarkeit von Datensicherungen gedacht werden. Weitere Überlegungen können dann in Richtung Sicherheitskopien der eingesetzten Software, Archivierung von Dokumenten und Verhalten bei Auftreten eines Computervirus gehen.

Gordon Baumann, Geschäftsführer des Softwarehauses BAUMANN Computer, schildert die typische Vorgehensweise bei den Anwendern von ERP-Software: „Unsere Kunden sichern mindestens täglich die gesamte Datenbank im Großvater-Vater-Sohn-System. Da die Datenbank immer den gesamten Datenbestand seit Einführung der Software bei dem Kunden enthält, gestaltet sich der Sicherungsablauf denkbar einfach. Im normalen Systembetrieb sind immer alle Daten aus allen Geschäftsjahren verfügbar und im Falle des Datenverlustes wird die letzte Datenbank-Sicherung zurückgeholt.“

Geschäftsführer Oliver Baumann empfiehlt ebenfalls ein Vollbackup. „Ob ständig, mehrmals täglich, täglich oder wöchentlich gesichert werden sollte, unterliegt den Abwägungen des It-Systemadministrators. Wichtig ist, dass alle Mitarbeiter und vor allem sein Stellvertreter genauestens über die Modalitäten der Datensicherung im Betrieb unterrichtet sind und die Richtlinien auch umsetzen“, weiß Oliver Baumann aus Erfahrung.

Das Aalener Softwarehaus BAUMANN Computer hat über 35 Jahre Erfahrung im Bereich ERP-Software. Aus eigener Feder kommen sowohl die Warenwirtschaftseditionen, das ERP-System und die Finanzbuchhaltung.