Inventur-Hinweise-2

  • Projekt: Warenwirtschaft  (WWSBAU)
  • Bezeichnung: Inventur-Hinweise-2
  • Version: 1.0
  • Datum: 24.06.2011

Kurzbeschreibung

Mit diesem Leitfaden erhalten Sie globale Inventur-Hinweise, die für Ihren Betrieb von Bedeutung sein können.

1. Inventur (Allgemeines)

Organisation einer Stichtagsinventur

Die für den Jahresabschluss unerlässliche Inventur stellt für die Unternehmen Jahr für Jahr eine große Belastung dar. Hinzu kommt, dass der betriebliche Ablauf mehr oder minder stark beeinträchtigt wird. Daher ist es sehr wichtig, den Zeitbedarf mit Hilfe einer genauen Planung und Organisation auf ein Minimum zu reduzieren.

Wir möchten mit diesem Beitrag insbesondere den Inventurverantwortlichen eine „Checkliste“ an die Hand geben, nach der der Ablauf einer Stichtagsinventur gut geplant und die Durchführung reibungslos vollzogen werden kann.

Allgemeines

Nach § 240 Abs. 1 und 2 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, zu Beginn seines Handelsgewerbes und für den Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar aufzustellen. Ein Inventar ist ein umfassendes Bestandsverzeichnis, in dem alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Kaufmanns nach Art, Menge und Wert einzeln aufgezeichnet sind. Um ein solches Verzeichnis aufstellen zu können, ist es notwendig, zuvor die Bestände aufzunehmen, d. h., eine Inventur durchzuführen. Der Begriff »Inventur« wird im Gesetz weder erwähnt noch erläutert, so dass unterschiedliche Definitionen existieren. Nach heute üblicher Definition versteht man unter Inventur im weiteren Sinne »das gesamte Aufzeichnen aller Vermögensgegenstände (Grundstücke, Maschinen, Lagerbestände, Bargeld, Buchforderungen usw.) und aller Schulden (Wechsel-, Grund-, Lieferantenschulden usw.), die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einem Unternehmen vorhanden sind«.

Abweichend von dieser allgemeinen Definition wird der Inventurbegriff noch im engeren Sinne gebraucht. Zum einen findet eine Einengung im Hinblick auf das Verfahren der Bestandsaufnahme statt. Dabei wird die Inventur mit einer körperlichen Bestandsaufnahme durch Zählen, Messen, Wiegen oder Schätzen gleichgesetzt. Zum anderen erfolgt eine Einschränkung hinsichtlich des Umfangs der zu erfassenden Vermögensteile. Hier wird die Inventur als das Erfassen des Vorratsvermögens definiert. Diese Interpretation erscheint gerechtfertigt, weil die Erfassung des Vorratsvermögens (Vorratsinventur) von zentraler Bedeutung ist, den meisten Arbeitsaufwand erfordert und die größten praktischen Schwierigkeiten aufwirft, zumal die übrigen Vermögensgegenstände und Schulden weitgehend ohne körperliche Bestandsaufnahme erfasst werden können.

Inventursysteme und -verfahren

Zur Durchführung der Inventur stehen unterschiedliche Inventursysteme und Inventurverfahren zur Verfügung. Unter Inventursystemen versteht man einzelne Arten der Bestandsaufnahme, die bezüglich des Aufnahmezeitpunktes differieren. Für jeden Inventurbereich muss ein Inventursystem festgelegt werden. Folgende Inventursysteme sind gegeben.

  1. Stichtagsinventur
    Die Bestandsaufnahme erfolgt am Bilanzstichtag oder an dem davor oder danach liegenden Tag, an dem nicht gearbeitet wird.
  2. Ausgeweitete Stichtagsinventur
    Die Bestände werden zehn Tage vor oder nach dem Bilanzstichtag aufgenommen. Eine Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Bestände zum Bilanzstichtag ist obligatorisch.
  3. Vor‑ oder nachverlegte Stichtagsinventur
    Die Bestandsaufnahme kann innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag durchgeführt werden. Eine Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Bestände ist erforderlich bzw. nachzuweisen.
  4. Permanente Inventur
    Die Bestandsaufnahme erfolgt zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb des Geschäftsjahres. Zum Bilanzstichtag werden die Bestände angenommen, die aufgrund der Lagerbuchführung gegeben sind.

Für jeden Inventurbereich muss das anzuwendende Inventurverfahren festgelegt werden. Die alternativen Inventurverfahren unterscheiden sich in der Art und Weise der Bestandsaufnahme.

Alternative Inventurverfahren

  1. Körperliche Inventur
    Die körperliche Inventur unterteilt sich in die lückenlose Inventur, bei der eine vollständige Aufnahme der einzelnen Vermögensgegenstände erfolgt, sowie in die Stichprobeninventur, bei der der aufzunehmende Bestand nur teilweise erfasst wird.
  2. Buchinventur
    Bei der Buchinventur werden die Bestände nur buchmäßig ermittelt, z.B. für immaterielle Vermögensgegenstände.
  3. Inventur anhand von Dokumenten
    Die Inventur anhand von Dokumenten ist insbesonders für unterwegs befindliche Waren relevant.

Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Inventur

Die Inventur ist Grundlage für den Jahresabschluss. Der bilanzielle Ausweis der Positionen des Vorratsvermögens setzt die Erfassung des Bestandes an Vorräten zum Abschlussstichtag voraus, d. h., durch eine genaue Aufzeichnung der Vermögensgegenstände des Vorratsvermögens soll ein zuverlässiges Mengengerüst für die Bilanz sichergestellt werden. Darüber hinaus stellt das Inventar auch die für spätere Bewertungszwecke erforderlichen Qualitäts- und Wertangaben bereit. Die Feststellung des Bestandes an Vorräten ist außerdem Voraussetzung zur Ermittlung des Periodenverbrauchs der abgelaufenen Periode in der Gewinn- und Verlustrechnung, wenn in der Bestandsführung die Abgänge nicht fortlaufend erfasst werden. Damit besteht die Hauptaufgabe der Inventur und des Inventars darin, zu einem sachgerechten und vollständigen Jahresabschluss beizutragen und dem Nachweis der in der Bilanz ausgewiesenen Vorratsposten zu dienen. Die Durchführung einer Bestandsaufnahme und die Erstellung eines Bestandsverzeichnisses sind ein wesentliches Erfordernis für die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, d. h., ein ordnungsmäßiger Jahresabschluss setzt eine ordnungsmäßige Inventur voraus.

Des weiteren kommt der Inventur eine Sicherungs- und Überwachungsfunktion zu. Durch sie wird das Personal in Lager, Einkauf und Buchhaltung kontrolliert, so dass Diebstähle und Veruntreuungen aufgedeckt werden. Des weiteren wird durch die Bestandsaufnahmen und Kontrollen eine immanente Präventivwirkung beim Personal erreicht, wodurch Diebstähle bereits im Vorfeld vermieden werden.

Organisations- und Dispositionsfehler der Lagerhaltung können mittels durch Inventur gewonnener Informationen über die Altersstruktur, den Erhaltungszustand und die Verwertbarkeit der Bestände aufgedeckt und zukünftig verhindert werden (z. B. Lagerhüter).

Bei der Inventur erfolgt eine selbständige Erfassung aller Vorräte, so dass sich anhand der Inventurergebnisse die Aufzeichnungen von Lager- und Finanzbuchführung, die wesentliche interne Dispositions- und Kontrollinstrumente darstellen, kontrollieren und ggf. korrigieren lassen. Mit Hilfe der Inventur kann also kontrolliert werden, ob die tatsächlich vorhandenen Vorratsgüter (Istbestände) mit den sich aus den Büchern ergebenden Beständen (Sollbestände) in Art, Menge und Wert übereinstimmen. Ist das nicht der Fall, so müssen die Differenzen festgestellt und ihr Zustandekommen geklärt werden.

Diese Ausführungen machen deutlich, welch hohen Stellenwert die Inventur für ein Unternehmen hat. Fehler oder Unregelmäßigkeiten, die aus einer nicht ordnungsgemäßen Inventur resultieren, können für den Betrieb erhebliche negative Konsequenzen in Bezug auf Planungen sowie unternehmerische Entscheidungen zur Folge haben.

Im Abschnitt 3. Inventurablauf unter b. Bestandsaufnahme werden die einzelnen Punkte eingehend aufgezählt, die für eine korrekte Inventurabwicklung zu beachten sind. Die häufigsten Fehler ergeben sich in der Praxis jedoch aus:

  • Formellen Mängeln
    z. B. durch Streichungen, Rechenfehler, nachträgliche Eintragungen und Änderungen in den Aufnahmelisten.
  • Sachlichen Mängeln
    z. B. durch Nichtaufnahme von Teilen, unrichtige Aufzeichnungen, lückenhaften Belegnachweis.

Sind diese Mängel von gravierender Form, d. h., dass die Richtigkeit der Inventur angezweifelt werden muss, und können diese Fehler im nachhinein nicht korrigiert werden, so wird die Inventur bei einer steuerlichen Außenprüfung verworfen. Die dann vorzunehmende Schätzung durch die Finanzbehörden führt in der Regel zu erheblichen steuerlichen Nachteilen für den Betrieb. Das Fehlen einer ordnungsgemäßen Inventur in der Schlussbilanz hat darüber hinaus zur Folge, dass durch den gleichzeitig bedingten fehlerhaften Ansatz in der Eröffnungsbilanz des folgenden Geschäftsjahres die Buchführung für zwei Wirtschaftsjahre als nicht ordnungsgemäß angesehen werden muss.

2. Inventurvorbereitungen

  1. Festlegen der Inventurbereiche
    Die Inventur im engeren Sinne wird als das Erfassen von Vorratsvermögen definiert. Die Vorratsinventur umfasst sämtliche Roh‑, Hilfs‑ und Betriebsstoffe, unfertige Erzeugnisse, fertige Erzeugnisse und Handelswaren. Um dem Grundsatz der Vollständigkeit der Inventur zu entsprechen, muss das gesamte Vorratsvermögen des Unternehmens bei der Inventur aufgenommen werden. Hierzu ist es erforderlich, Inventurbereiche festzulegen. Handelt es sich bei dem Unternehmen um einen Konzern, ist das Unternehmen auch für die Durchführung der Inventur sämtlicher Tochterunternehmen verantwortlich.
    Eine weitere Aufgabe ist die Überprüfung des Unternehmens auf Außenläger, beispielsweise im Kundendienstbereich, Lohnveredlern oder Heimarbeitern. Auch unterwegs befindliche Güter im Besitz des Unternehmens müssen erfasst werden. Im Unternehmen selbst werden die Inventurbereiche gemäß den verschiedenen Lager‑ und Fertigungsbereichen festgelegt. Daraus resultierend sollte für jeden definierten Inventurbereich ein Inventurverantwortlicher bestimmt werden.
  2. Erstellen eines Terminplans
    Für die Inventurdurchführung in sämtlichen Inventurbereichen muss ein Terminplan erstellt werden. Voraussetzung dafür ist die Wahl des Inventursystems für die verschiedenen Inventurbereiche, da der Zeitpunkt für die körperliche Bestandsaufnahme durch das betreffende Inventursystem bestimmt wird. Der Terminplan beinhaltet aber nicht nur den Zeitpunkt der körperlichen Bestandsaufnahme, sondern auch den Zeitpunkt des Erfassens und Prüfens der Bestände sowie der Datenübernahme in die Bestandsdatei. Im Falle der Stichtagsinventur werden darüber hinaus die Termine für Aufräumarbeiten in den Lagerbereichen, der Termin für einen etwaigen Produktionsstillstand und der damit verbundenen letztmöglichen Auftragsfreigabe sowie der Termin für die letztmögliche Kommissionierung von Aufträgen im Terminplan festgehalten.
  3. Planen des Inventurarbeitsablaufs
    Nach dem Erstellen des Terminplans muss der Arbeitsablauf der Inventur geplant werden. Im Arbeitsablaufplan werden sämtliche notwendigen Inventurarbeiten mit betreffenden Terminen und Verantwortlichen festgelegt. Inhalt des Arbeitsablaufplans sind folgende Aktivitäten:
    1. Terminplan aufstellen
    2. Inventuranweisung festlegen und verabschieden
    3. Inventurprogramme in der Produktion mit Testdaten prüfen
    4. Inventurlisten überprüfen und festlegen
    5. Inventurverteiler festlegen (welche Listen für welche Inventurbereiche)
    6. Inventurlisten drucken und verteilen   (für die Bestandszählung)
    7. Festlegen und Einweisung des Erfassungspersonals
    8. Erfassen der Mengen pro Artikel und anschließendes Prüfen der Inventurlisten
    9. Bearbeiten von Bestandsdifferenzen
    10. Erstellen der Inventurlisten der unfertigen Erzeugnisse (in der Produktion befindlich)
    11. Bestandsübernahme
  4. Verabschieden der Inventuranweisung
    Die Inventuranweisung ist Bestandteil der Inventurunterlagen. Sie regelt die gesamte Durchführung der Inventur vom Festlegen des Inventursystems bis hin zur Bestandsübernahme.

3. Inventurablauf

  1. Bestands-Aufnahmelisten
    Bei der Stichtagsinventur erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme am Bilanzstichtag bzw. an dem letzten Arbeitstag vor oder dem ersten Arbeitstag nach dem Bilanzstichtag. Da in größeren Unternehmen die Inventur nicht an einem Arbeitstag durchgeführt werden kann, ist es auch möglich, das System der ausgeweiteten Stichtagsinventur anzuwenden. Bei diesem System kann die körperliche Bestandsaufnahme zehn Tage vor und zehn Tage nach dem Bilanzstichtag erfolgen. Als erstes müssen die Inventurbereiche, für die eine ausgeweitete Stichtagsinventur durchgeführt werden soll, eindeutig definiert werden.
    Für die Inventur von Lagerbereichen, für die eine Lagerbuchhaltung existiert, können die Aufnahmebelege entsprechend aufbereitet werden. Durch die Lagerbuchhaltung können für jeden Lagerort die dazugehörenden Artikelnummern in den Aufnahmebelegen vorgegeben werden. Die Aufnahmebelege beinhalten folglich die betreffenden Artikelnummern der einzelnen Lagerorte, wobei die räumliche Aufteilung des Lagers mit berücksichtigt wird. Voraussetzung ist jedoch, daß im Lager vorher die Aufräumarbeiten durchgeführt wurden und die in der Lagerbuchhaltung geführten Lagerorte der betreffenden Artikelnummern auch den tatsächlichen Lagerorten im Lager entsprechen. Bei einer guten Lagerbuchhaltung muß somit jede sich im Lager befindliche Artikelnummer einem Lagerort (oder auch mehreren Lagerorten) zugeordnet und folglich auch in den Aufnahmebelegen unter diesem Lagerort aufgeführt sein. Auf den Aufnahmebelegen werden für die betreffenden Artikelnummern die Bezeichnung sowie die dazugehörige Mengeneinheit mit angegeben. Folglich muss das lnventurpersonal nur noch die Menge im Aufnahmebeleg eintragen und kann gleichzeitig die Bezeichnung und Mengeneinheit der aufgenommenen Vorratsgegenstände mit denen in der Liste vergleichen. Befinden sich zusätzlich noch Teile im Lager, deren Artikelnummern nicht in den Aufnahmelisten aufgeführt sind, müssen diese in einer Blankoliste aufgenommen werden.
    Im Gegensatz dazu können Aufnahmelisten für Lagerbereiche ohne Lagerbuchführung nicht so detailliert erstellt werden. Für diese Bereiche ist es nur möglich, eine Aufnahmeliste mit dem gesamten Artikelbestand aufsteigend nach Artikelnummern zu erstellen. Durch Stammformulare (Aufnahmelisten mit vorgedruckten Artikelnummern, betreffender Bezeichnung und Mengeneinheit) kann Schreibarbeit bei der Bestandsaufnahme erspart werden, da bei diesen Aufnahmelisten nur noch die Mengen der betreffenden Teile festgehalten werden müssen. Dagegen müssen bei Blankoformularen die gesamten Daten (Artikelnummer, Bezeichnung, Mengeneinheit und Menge) erfasst werden.
    Auf diese Weise ist jeder Aufnahmebeleg eindeutig gekennzeichnet. Dies ist eine Voraussetzung für das spätere Erfassen und Prüfen der Aufnahmelisten. Gleichzeitig ermöglicht dies später eine schnelle Kontrolle, ob die Aufnahmebelege vollständig zurückgegeben, erfasst und geprüft wurden.
  2. Bestandsaufnahme
    Unter der körperlichen Bestandsaufnahme ist eine physische Aufnahme der vorhandenen Vermögensgegenstände zu verstehen, bei der die Mengen der einzelnen Vorratsgüter nach Zahl, Maß oder Gewicht durch Zählen, Messen oder Wiegen festgestellt werden. In der Praxis erfolgt die körperliche Bestandsaufnahme in folgenden Schritten:
  3. Körperliche Zählung
    1. Bestandsübertragung in Aufnahmelisten
      Bei der körperlichen Zählung werden alle Teile des aufzunehmenden Vorratsvermögens körperlich gezählt (bzw. gewogen oder gemessen) und der ermittelte Bestand in die Aufnahmebelege eingetragen.
    2. Darüber hinaus sind besonders folgende Punkte zu beachten:
      1. Die Vorräte müssen in der Reihenfolge ihrer Lagerung aufgenommen werden. Sprunginventur (mal hier, mal dort) ist nicht zulässig.
      2. Die aufgenommenen Bestände müssen durch Klebezettel oder Signierung mit Farbe oder Kreide deutlich gekennzeichnet werden.
      3. Zur Aufnahme dürfen keine Bleistifte verwendet werden.
      4. In den Aufnahmelisten dürfen keine Zeilen freigelassen werden.
      5. Jede beschriebene Seite ist von dem Aufschreiber bzw. dem Ansager zu unterzeichnen.
      6. Das Aufnahmepersonal darf keinen Zugang zu Lagerkarteikarten mit Mengenangaben haben.
      7. Lagerhüter, wenig gängiges oder nicht mehr voll verwertbares Material sind besonders zu kennzeichnen.
      8. Vorräte, die im Aufnahmebereich lagern, jedoch von einem anderen Aufnahmebereich verwaltet werden, müssen besonders gekennzeichnet werden.
      9. Material für Investitionen, das bereits auf Kostenstellen verbucht ist, muss besonders gekennzeichnet werden.
      10. Wertvolle Materialien sind besonders sorgfältig aufzunehmen.
      11. Bei unfertigen Erzeugnissen ist der erreichte Fertigungsgrad anzugeben.
      12. Von Außenlägern müssen ebenfalls Bestandsmeldungen vorgelegt werden.
      13. Rollende oder schwimmende Ware muss durch Versandpapiere nachgewiesen werden.

Für die Bestandsaufnahme gilt der Grundsatz der wirtschaftlichen Zugehörigkeit. Unter Eigentumsvorbehalt gelieferte und sicherungsübereignete Waren sind folglich mit in das Inventar aufzunehmen. Bestände in Konsignations- und sonstigen Außenlägern müssen ebenfalls aufgenommen und bilanziert werden. Andererseits dürfen Fremdbestände, wie z. B. Kommissionswaren, nicht inventarisiert werden; sie sollten aber unter besonderer Kennzeichnung mit aufgenommen werden, damit Bestätigungsanfragen der Eigentümer aufgrund des Ergebnisses der Aufnahme beantwortet werden können.
Von Dritten verwahrte Vermögensgegenstände müssen, sofern sie nicht durch das Unternehmen selbst körperlich aufgenommen worden sind, durch Bestätigungen der Verwahrer nachgewiesen werden. Eine Einholung dieser Bestätigungen auf vom Bilanzstichtag abweichende Stichtage ist vertretbar, wenn das innerbetriebliche Rechnungswesen eine ordnungsmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung der Bestände auf den Bilanzstichtag und eine ordnungsmäßige Bewertung sicherstellt.

4. Bestandsaufnahme im Fertigungsbereich

Im Fertigungsbereich ist eine körperliche Bestandsaufnahme mit großen Schwierigkeiten verbunden, wenn für umfangreiche Bestände unfertiger Erzeugnisse der Fertigungsgrad nicht oder nur schwer festgestellt werden kann. In diesem Fall ist eine körperliche Aufnahme im Fertigungsbereich nicht zumutbar. Deshalb kann hier eine buchmäßige Bestandsaufnahme erfolgen, wenn sämtliche Veränderungen am physischen Bestand zeitnah und ordnungsgemäß in den Büchern zu finden sind.

Die Besonderheit der Vorräte im Fertigungsbereich besteht darin, dass sie in einer Vielzahl von Einzelaufträgen gebunden sind. Der Fertigungsbestand zu einem bestimmten Zeitpunkt ist deshalb nur über die sich gerade in Arbeit befindlichen Aufträge, die in den unterschiedlichsten Bearbeitungsstadien sein können, zu identifizieren. In der Praxis wird in größeren Unternehmen die gesamte Fertigung mit Hilfe der Datenverarbeitung gesteuert. In diesem Fall kann die Datenverarbeitung Daten über den gesamten Produktionsbestand zur Verfügung stellen. Der Produktionsbestand beinhaltet sowohl die gesamten sich in Arbeit befindlichen Einzelaufträge als auch deren Fertigstellungsgrad. Diese von der EDV verwendeten und erzeugten Daten dürfen als buchmäßige Bestandsaufnahmen übernommen werden. Die Inventur des Produktionsbestandes (unfertige Erzeugnisse) wird folglich durch die EDV automatisch durchgeführt. Für den Produktionsbestand werden wie für die übrigen Inventurbereiche dieselben Aufnahmelisten erstellt, mit dem Unterschied, dass hier die inventarisierten Mengen bereits vorgedruckt sind. Diese Listen werden zum Bilanzstichtag erstellt. Der in den Listen enthaltene Produktions-Auftragsbestand muss per Stichprobe überprüft werden.

Sollten diese Voraussetzungen fehlen, dann ist auch hier eine körperliche Bestandsaufnahme unumgänglich, um die Mengenangaben zu den Halbfertigprodukten zu erhalten. Für die Bewertung greifen Sie auf Ihre Daten in Form von Stücklisten und Arbeitsplänen zurück. Wenn Sie für Zwischenprodukte oder Halbfertigwaren keine eigenen Artikelnummern und deshalb auch keine eigenen Stücklisten/Arbeitspläne haben, müssen Sie den Wert unter Berücksichtigung des Arbeitsfortschritts aus den Daten des Endproduktes herleiten.

  1. Erfassen und Prüfen der Bestände mit Hilfe der EDV
    Nachdem die körperliche Bestandsaufnahme abgeschlossen ist und die Bestände in die Aufnahmelisten übertragen wurden, müssen die Aufnahmelisten an die für das Erfassen und Prüfen in der EDV zuständige Stelle weitergeleitet werden. Vor dem Erfassen und Prüfen sollte noch eine Einweisung des Erfassungspersonals erfolgen. Inhalt dieser Einweisung ist das Erklären der gesamten Erfassungs- und Prüfprogramme sowie deren Handhabung. Für das Erfassen und Prüfen ist die Differenzierung von Stamm- und Blankoformularen relevant.
    Bei Stammformularen sind durch die Eingabe der Artikelnummern von  -  bis  bzw. der betreffenden Lagerorte des zu erfassenden Aufnahmebelegs sämtliche Inventurdaten im Programm gespeichert, so dass nur noch die Mengen erfasst und geprüft werden müssen. Im Gegensatz dazu müssen beim Erfassen oder Prüfen von Blankoformularen noch die gesamten Daten (Artikelnummer, Artikelbezeichnung, Mengeneinheit und Menge) eingegeben werden.
    Das Prüfen von Beständen selbst stellt eigentlich nur eine Wiederholung des erstmaligen Erfassens dar. Allerdings erfolgt hierbei ein EDV-gestützter Vergleich der im Prüfprogramm eingegebenen Daten mit dem bereits erfassten Datenbestand. Bei Differenzen zwischen dem Erfassen und Prüfen wird automatisch ein Fehler im Prüfbeleg angezeigt. Das Erfassungspersonal muss dann entscheiden, ob ein Tippfehler in den gerade eingegebenen Daten vorliegt oder ob diese Daten denen auf dem Urbeleg entsprechen. Entsprechend sind die Positionen zu verändern oder zu bestätigen. Durch das Prüfen sollen Erfassungsfehler weitgehend verhindert werden. Sämtliche Aufnahmelisten müssen sowohl erfasst als auch geprüft werden. Dies wird durch eine EDV-mäßige Kontrolle gewährleistet.
  2. Bestandsfortschreibung
    Nachdem die gesamten Bestände in den Inventurbereichen in den Computer übertragen wurden, können noch Zu‑ oder Abgänge der Bestände erfolgen. Dies ist der Fall bei ungeplanten Lagerentnahmen, Rückbuchungen ans Lager oder Kommissionierungen von dringenden Aufträgen, z. B. Ersatzteilaufträgen. Diese Zu- und Abgänge müssen inventurmäßig berücksichtigt werden. Für jede Bewegung muss ein Bestandsbewegungsformular erstellt und zum Erfassen und Prüfen weitergeleitet werden. Durch das Erfassen und Prüfen dieser Bewegungsformulare (Plus- oder Minusbuchungen) werden die Zu- oder Abgänge im Inventurbestand berücksichtigt. Sämtliche Lagerbewegungen, die ab dem Zeitpunkt der Übertragung in die Aufnahmelisten bis zum Zeitpunkt der Bestandsübernahme stattfinden, müssen auf diese Weise im Inventurbestand berücksichtigt werden.
  3. Bearbeiten von Bestandsdifferenzen
    Nach dem Erfassen sämtlicher Aufnahmelisten und Bewegungsformulare und vor der Bestandsübernahme wird eine Bestandsdifferenzermittlung durchgeführt. Bei der Bestandsdifferenzermittlung werden die laut Lagerbuchhaltung festgehaltenen Bestände den Inventurbeständen gegenübergestellt. Die Bestandsdifferenzermittlung ist jedoch auf die Bestände, die lagerbuchhalterisch geführt werden, begrenzt. Sie zeigt eventuelle Fehlermöglichkeiten in den Inventurbeständen auf. Bei größeren Differenzen werden die betreffenden Positionen erneut einer körperlichen Bestandsaufnahme unterzogen. Werden Differenzen im Inventurbestand festgestellt, müssen vom Inventurbereichsverantwortlichen entsprechende Korrekturbelege erstellt und zum Erfassen und Prüfen weitergeleitet werden. Sämtliche Bestandskorrekturen sind für den Inventurbestand mittels einer Plus- bzw. Minusbuchung zu berücksichtigen.
  4. Bestandsübernahme
    Die Aufgabe der Inventur ist nicht nur die Ermittlung des wertmäßigen Ansatzes des Umlaufvermögens für die Bilanz, sondern darüber hinaus auch die Kontrolle der Lagerbuchhaltung. Die mittels Inventur aufgenommenen Lagerbestände ersetzen die alten Lagerbestände laut Lagerbuchhaltung. Der Inventurbestand wird als neuer Lagerbestand für das neue Geschäftsjahr übernommen. Bei dieser Übernahme wird ein Bestandsübernahmeprotokoll erstellt. In diesem Protokoll erscheinen pro Artikelnummer sämtliche Urbelege sowie Bestandsbewegungen, die zur Berechnung des Lagerbestandes dieser Artikelnummer herangezogen wurden. In den Inventur - Artikelbasisdaten werden die Bestände vor und nach Bestandsübernahme gespeichert, um ggf. auch zu einem späteren Zeitpunkt Bestandsdifferenzen nachweisen zu können.
    Das Bestandsübernahmeprotokoll ist Bestandteil der Inventurunterlagen.
    Bevor Sie das Programm zur Übernahme der Inventurbestände in die Lagerbestandsdatei starten, sichern Sie auf jeden Fall sowohl die Inventurdatei als auch die Lagerbestandsdatei zusätzlich ab. Sonst kann es bei einem Hardware- oder Softwarefehler oder auch einem einfachen Stromausfall passieren, dass Ihre Daten ganz oder teilweise verlorengehen. In diesem Fall wäre eine vollständige Neuerfassung notwendig.
  5. Bestandsbewertung
    Grundlagen für die Bestandsbewertung sind:
    1. Einstandspreise bzw. Anschaffungskosten für bezogene Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe
    2. Arbeitspläne und Stücklisten für die Halb- und Fertigerzeugnisse (Fertigungsgemeinkosten)
    3. Sondereinzelkosten der Fertigung

Für gleichartige Vermögensgegenstände, also für Güter, die der gleichen Warengattung angehören oder denselben Verwendungszweck erfüllen, ist zur Bewertung ab dem Veranlagungszeitraum 1990 die Lifo‑Methode (»Last in - First out«) steuerrechtlich zugelassen. Es wird also mit den Werten des Vorjahres bewertet, so dass nicht zu gestiegenen Preisen bewertet werden muss. Dieses Bewertungsvereinfachungsverfahren, das in der Regel immer für die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe Anwendung finden kann, darf aber nur dann in Anspruch genommen werden, wenn der Gewinn durch Bestandsvergleich (Bilanzierung) nach § 5 EStGi ermittelt wird. Das strenge Niederstwertprinzip muss allerdings auch hierbei beachtet werden.
Die Bewertung der unfertigen und fertigen Erzeugnisse erfolgt zu Herstellungskosten mit den nach Abschnitt 33 der Einkommensteuer-Richtlinien mindestens aktivierungspflichtigen Kostenbestandteilen. Danach sind Materialeinzel- und Material-Gemeinkosten, Fertigungseinzel- und Fertigungs-Gemeinkosten (einschließlich steuerrechtlicher Abschreibungen) sowie Sondereinzelkosten der Fertigung in die Herstellungskosten einzubeziehen.
Nach erfolgter Bewertung der Inventur sollte im nächsten Schritt geprüft werden, inwieweit Bewertungsabschläge wegen Ungängigkeit, Überreichweiten (= ungenügender Lagerumschlagshäufigkeit) steuermindernd vorzunehmen sind. Ein in der Praxis recht gängiges Schema sieht wie folgt aus:

Abwertung

Lagerreichweite > 1 Jahr

20 %

Lagerreichweite > 3 Jahre

40 %

Lagerreichweite > 5 Jahre

60 %

Lagerreichweite > 7 Jahre 

80 %

Lagerreichweite > 10 Jahre

100 %


Diese Faktoren sollten jedoch nur als richtungweisendes Beispiel angesehen und ggf. an die speziellen betrieblichen Gegebenheiten angepasst werden.
Darüber hinaus sollte die Bewertung der Vorräte auf die Einhaltung des Niederstwertprinzips hin überprüft werden. Dazu sind die Herstellungskosten mit dem Wert zu vergleichen, der sich ausgehend vom voraussichtlichen Verkaufserlös nach Abzug der noch anfallenden Kosten ergibt. Liegt der errechnete Wert unter den aktivierten Herstellungskosten, so sind diese um die Differenz abzuwerten (= verlustfreie Bewertung). Sind fertige Erzeugnisse bereits abgerechnet worden und ist der Umsatz realisiert, so ist besonders bei Einzelfertigung zu prüfen, ob und ggf. in welchem Umfang eine Rückstellung für noch anfallende Kosten zu bilden ist, die nicht durch eine eventuell gebildete Garantierückstellung gedeckt sind (z. B. Kosten für Inbetriebnahme und Einweisungen).

Beispiel zum Niederstwertprinzip

Zu erwartender Verkaufserlös

1.000,00 €

Abzüglich Absatzkosten
Verpackung

50,00 €

Versicherung

50,00 €

Fracht

100,00 €

Provisionen

50,00 €

Summe

250,00 €

– 250,00 €

Abzüglich Nacharbeitskosten der Fertigung

– 350,00 €

Verkaufserlös Netto

400,00 €

Abzüglich Anschaffungs- oder Herstellungskosten

– 500,00 €

= Verlustfreie Bewertung

– 100,00 €

Dieser Betrag von -100,00 € ist als Aufwand in den Jahresabschluss einzustellen.

5. Zusammenfassung

Gerade in kleineren Unternehmen, die noch keine permanente, EDV‑gestützte Bestandsführung und -bewertung haben, wird das Ergebnis der Gewinn‑ und Verlustrechnung oft durch die Bestandsveränderungen, die in der Inventur festgestellt werden, gravierend beeinflusst. Dies kann besonders dann zu Überraschungen führen, wenn der bereits als Umsatz oder Aufwand erfasste Geschäftsverlauf positiv zu bewerten war, sich nach der Inventur aber herausstellt, dass erhebliche Bestandsverminderungen das positive Ergebnis wieder aufzehren. Natürlich kann auch das  - erfreulichere -  Gegenteil eintreten.

Gerade durch die vollständige Inanspruchnahme der Abwertungen wegen Überbeständen oder Ungängigkeit hat ein Unternehmen die Möglichkeit, ein normalerweise hohes, mit entsprechenden Ertragsteuern belastetes Jahresergebnis zu vermindern. Ohne dass dem Unternehmen Ausgaben entstehen, kann dadurch der Gewinn und damit die Steuerlast vermindert werden, wodurch sich wiederum die Liquiditätslage verbessert.

Um diese Möglichkeiten jedoch ausnützen zu können, ist zuallererst eine ordnungsmäßige Inventur notwendig, so wie sie in diesem Artikel beschrieben wurde.