Einkauf

Mit diesem Leitfaden erhält man eine tabellarische Kurzanleitung, um den Einkauf zu organisieren bzw. einzurichten und anzuwenden.
Die Anregungen sind global gehalten und können verfeinert werden. Zu achten sind hierbei auf die Werkzeuge (kleine Buttons) innerhalb der einzelnen Masken.

Einführung siehe Stammdaten

Vorgehensweise:

Grundeinstellungen der Formulare
Formulare Layouts
Aufbau Formulare Einkauf
Stammdaten Adressen, Artikel
Stammdaten Adressen
Stammdaten Artikel
Formulare (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung)
Auswertungen

Grundeinstellungen der Formulare

 

Hier können Sie die Texte, die für die Formulare verwendet werden, überprüfen und gegebenenfalls ändern.

Formulare Layouts

 

Jetzt kommen wir zu den Layouts der einzelnen Formulare.

Hier wird definiert, wie die Formulare gedruckt werden.

 

Merke:

Auf dem Bildschirm (Formulare) werden alle Informationen angezeigt, wie aber gedruckt wird, entscheidet das Layout.

 

Markieren Sie mit einem Klick das gewünschte Formular-Layout.

     Durch einen Klick auf den Button „Formularlayout laden“  , wird das Layout (Formular) aufgerufen.

 

Wenn Sie das Layout ändern möchten, so benutzen Sie den dafür vorgesehenen Leitfaden „Formulareinstellungen“.

 

Wenn Sie weitere Felder (Informationen) in das Layout einfügen möchten, so nutzen Sie bitte diesen Button.

Es werden Ihnen neue Boxen zur Verfügung gestellt.

    Durch das Öffnen der Box „Neu“, werden Ihnen alle Felder (Informationen)  eines Formulars zur Verfügung gestellt. Durch einen Klick auf ein Feld (Zeile), wird das Feld (markiert) oben links eingefügt.  Platzieren Sie anschließend das Feld auf dem gewünschten Platz des Formulars.

 

Aufbau Formulare Einkauf

 

Hierbei handelt es sich um das Einrichten des Artikelblocks auf den Formularen. Hier definieren Sie, welche Informationen eines Artikels auf dem Formular zu stehen kommen sollen.

 

 

Weitere Artikelinformationen werden immer unter der Spalte „D“ eingefügt.

 

Weitere Felder einfügen

 

Zunächst müssen Sie eine weitere Zeile einfügen (Klick auf das „+“).

 

Dann den Cursor unter D in die neue Zeile setzen (Klick).

    Dann die untere Box öffnen und das gewünschte Feld auswählen (Klick).

 

 

Hier sind zum Beispiel dies beiden Funktionen zu aktivieren. Dadurch wird vor die Artikelnummer im Formular der Text „Artikel-Nummer“ gesetzt.

 

Stammdaten Adressen, Artikel

 

Ergänzungen, Änderungen der Adressen  und

  Artikel  werden hier vorgenommen.

 

Stammdaten Adressen

Bei den Stammdaten „Adressen“ sollten Sie alle Lieferanten einrichten, die Sie im Einkauf ansprechen möchten. Dies ist allerdings kein „Muss“. In den Formularen können Sie auch eine Adresse manuell eingeben.

Stammdaten Artikel

Bei den Stammdaten „Artikel“ sollten Sie alle Artikel erfassen, die Sie in den Formularen im Einkauf ansprechen möchten. Dies ist allerdings kein „Muss“. In den Formularen können Sie auch manuell Artikel einfügen.

Formulare (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung)

 

Aktivieren Sie mit einem Klick den „Einkauf“ und . . . 

    . . . öffnen Sie dann die Formulare.

Sie müssen nicht unbedingt mit einer Anfrage beginnen. Sie können auch mit einer Bestellung beginnen.  Wenn Sie allerdings mal mit einem Formular begonnen haben, dann sollten Sie ab diesem Formular in der Reihenfolge weiter machen (Bestellanfrage, Bestellung, Lieferanmahnung).

 

Wir wollen eine neue Bestellanfrage erstellen . . .

 
    . . . deshalb Klick auf den Button „Neu anlegen“  .  

 

 

Wir erhalten eine neue Bestellnummer (siehe oberer Nummernkreis)  und . . .  

 
    . . . klicken auf den Button
„Neu anlegen“  .
 

 

 

Wir holen uns mit diesem Button den gewünschten Lieferanten. Sie könnten auch die Lieferantennummer oder den Firmennamen eingeben  und die Datenfreigabe drücken, um die Adresse zu holen.

 
    Es ist auch möglich, die Adresse manuell in die entsprechenden Felder der postalischen Adresse einzugeben.  

 

 

Als nächstes holen wir uns die Artikel auf das Formular. Hierzu benutzen wir diesen Button  .

  

 

Merke:

Dieser Button  wird genutzt, wenn Sie einen Artikel vor einen bereits auf dem Formular befindlichen  Artikel einfügen möchten. Markieren Sie also in diesem Fall den Artikel, vor dem Sie den neuen Artikel einfügen möchten.

 

Um einen Artikel in das Formular einzufügen, können Sie auch dieses Feld benutzen. Geben Sie hier die Artikel-Nummer ein und drücken die „Datenfreigabe“.

 
     Eine weitere Möglichkeit besteht, wenn Sie die rechen Zusatzfunktionen aktivieren und das untere Feld für die Artikelnummer bzw. Artikelbezeichnung nutzen.  

 

Bringen Sie den gewünschten Artikel als Zeile auf den Firm und klicken Sie dann für das Einfügen auf diesen Button.

Sie können auch mehrere Artikel hier zusammenstellen und dann erst einfügen.

 

Die Lieferanfrage ist fertig und kann gedruckt, gefaxt bzw. als PDF-Anhang an den Lieferanten gesendet werden.

Eine Lieferanfrage braucht (kann) nicht verbucht werden.

 

 

Eine Lieferanfrage braucht (kann) nicht verbucht werden.

Die weitere Vorgehensweise ist innerhalb der Formulare ist wie folgt:

Holen Sie sich das letzte (vorhandene) Formular als Zeile auf den Bildschirm und kopieren Sie es dann einfach zum nächsten gewünschten Formular.

 

Diese Bestellanfrage wollen wir zur Bestellung kopieren.

Also – die Lieferanfrage als Zeile auf den Bildschirm holen und . . .

 
     . . . unteren (großen) Kopier-Button  nutzen.  

Eine Lieferanfrage braucht (kann) nicht verbucht werden.

 

Beim Kopieren aktivieren wir den Punkt Bestellung und . . .

 
     . . . klicken dann auf „Kopiervorgang starten“  .  

 

Die Bestellung ist erstellt und kann weiter verarbeitet werden.

 

Prüfen Sie nochmals Ihre Angaben.

 
  Drucken Sie dann das Formular aus
oder . . .
 
   . . . senden es als PDF-Anhang in einem  Mail an den Lieferanten.  

 

Nachdem Sie das Formular gedruckt bzw. versendet haben, müssen Sie es verbuchen.

 
    Schließen Sie anschließend das Formular mit diesem Button  .  

Wenn wir jetzt die Lieferanmahnung erstellen möchten, dann geht es so weiter – wie zuvor beschrieben.

Wir markieren die Bestellung und kopieren das Formular weiter – zur Lieferanmahnung.

Außer der Bestellanfrage müssen die Formulare verbucht sein, bevor sie weiterkopiert werden können.

 

Wenn die Ware geliefert wird, dann holen wir uns einfach die Bestellung als Zeile auf den Bildschirm.

 

 

 

Die Bestellung ist markiert.

 
  Wir klicken jetzt auf den oberen Warenzugangs-Button  .  

 

 

Markieren Sie den gewünschten Lagerort.

 
 

An diesem Feld ist die Menge des Warenzugangs zu erkennen.

 
  Klicken dann auf diesen Button für den Zugang.  
  Diese Bildschirmmaske kommt pro Artikel hoch, sofern Lagerorte hinterlegt sind und muss wieder geschlossen werden  

 

 

Hier antworten wir mit „Ja“.

 

 

 

Rechnungseingangsprüfung:

Die Bestellung ist als Zeile auf dem Bildschirm und markiert.

 
  Durch einen Klick auf den oberen Button kommen wir in die Rechnungseingangsprüfung.  

 

 

Geben Sie in dieses Feld die Rechnungsnummer des Lieferanten (Eingangsrechnung) ein.

 
 

Die Versandkosten werden hier unten eingegeben.

 
  Dann mit einem Klick die Rechnungsprüfung anstoßen.  

 

Auswertungen

 

Gehen Sie in die Auswertungen und

 
 

öffnen dort den Punkt Rechnungsein- bzw.  Rechnungsausgangs-Journal.

 

 

 

Aktivieren Sie den Punkt Rechnungseingangsjournal.

 
 

Wählen Sie hier eventuell einen Zeitraum aus und klicken dann auf den Button Auswertung starten  .

 

 

 

Das Rechnungseingangs-Journal wird angezeigt und . . .

 
 

kann gedruckt werden  .